| 提高时间管理的“产出效益”
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中国人民公安大学出版社 2017/11/22 9:16:26浏览次数：7735
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在现代管理中，时间管理是最基本也是最有效的管理方式之一。对领导者而言，在特定的时间内完成既定任务，反映的是办事效率，展示的是工作效能。能否充分利用好时间是衡量管理者是否成熟的必备条件。
领导学研究表明，领导活动是一种特殊的投入与产出行为。一个有效的领导者，应该树立正确的时间观和效益观，通过加强对时间的管理，切实提升时间利用的“产出效益”。时间管理本质上是一种特殊的效能管理，领导者根据设定的目标计划，科学有效地管理时间，实现时间利用效益的最优化、最大化，是一项十分重要的领导技巧和领导艺术。一个成功的领导者，不仅要管理好自己的时间，还应通过各种行之有效的管理手段，管理调度好组织成员的时间，让下属最大限度地提高工作效率。那么，领导者如何才能提高时间管理的“产出效益”呢？
第一，要增强时间管理的计划性。德国时间管理专家罗塔塞维特认为：时间管理不仅是日常事务的安排和处理，还应包括任务设置、目标定位、时序安排、操作路径及完成时限等层面的内容。真正懂得利用时间的管理者，不是把大量的时间花在处理繁杂的事务上，而是放在精心编制时间利用计划上。因为只有在周密而合理的计划指导下，人们使用时间才不至于出现无序状态。从另一个层面讲，时间管理不仅是个人的事情，更是组织层面的事情。在一个组织群体内部，领导者与下属之间以及下属与下属之间的时间管理是相互联系、相互制约的。
“板块”原理告诉我们，作为管理者应把特定的时间段合理地分成若干个相对完整的“时间板块”。在每个“时间板块”中，尽量排除干扰，尽心竭力去完成既定的工作任务，就能产生最佳的利用效益；否则，就会出现“翻烧饼”现象，进行重复劳动。而重复劳动则意味着时间的浪费，将会大大地降低工作效率，影响时间管理的“产出效益”。
第二，要注意时间安排的有序性。时间管理的重点在于合理分配时间和科学利用时间。就时间的使用价值分析，不同的时间段在利用效果上存在一定的差异性，有重要时间和平常时间的区别。一个有效的管理者在时间的利用上，总是按照要事优先的原则，把最重要的工作放在第一时间处理，并根据先急后缓、先主后次的次序，推进相关任务的落实和完成。如果工作不分主次，平均使用时间，眉毛胡子一把抓，不仅抓不好，也抓不了。在时间的使用上，把事情做优做好体现的是效益，而把事情尽快做完反映的是效率。作为管理者，在时间利用上应该优先考虑效益，然后再考虑效率。
美国管理学家科维根据效益优先原则，把管理活动按照重要和紧急两个维度划分为“重要又紧急”“重要但不紧急”“紧急但不重要”“既不紧急也不重要”等四个“象限”。他认为，有效的时间管理应首先完成那些既重要又紧急的工作，其次是做好重要但不紧急的工作，对于紧急但不重要的事可以考虑授权给下属去做，对于那些既不紧急也不重要的事可以暂时不做。科维强调，一个高效的时间管理者在优先完成第一“象限”任务的同时，应重视第二“象限”的工作内容，即把一定的精力放在重要但不紧急的工作上。因为那些重要但不紧急的事情，容易被人忽视，没有人抓紧时间去做，到了“重要又紧急”的时候，常常会使管理者陷入被动的局面。因此，一个有效的管理者在时间管理上，要学会弹钢琴，对那些重要但不紧急的事情，要投放足够的注意力，做到超前介入，未雨绸缪。这样，领导者就能掌握时间管理的主动权，保持时间利用的有序性，避免因紧急状态的提前出现而导致新的“时间危机”。
第三，要坚持分权授权的科学性。现代管理学有两句经典名言：一句是“凡是可以授权给下属做的，自己不要去做”；另一句是“当你的事情忙不完的时候，首先应该想到是否做了不该自己做的事”。就管理实践看，大凡有效的领导者，都深谙用人艺术，总是认真研究组织成员的特长和优势，了解每位成员的基本素质，并善于发挥每个人的长处，有序排兵布阵，合理调兵遣将，避免事事亲力亲为。
（摘自《领导之友·综合版》2017.8 黄军昌 文）
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详见本刊2017年11期
编辑：警察文摘----石虹
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